Cosa significa automatizzare i processi aziendali, quali sono gli ambiti interessati e quale Best Practice è opportuno mettere in campo per ottimizzare la strategia? Ecco alcuni spunti di riflessione.
Una strategia di automazione dei processi aziendali (BPA - Business Process Automation) prevede l'utilizzo di software per automatizzare le attività ripetitive associate ai processi e al workflow, migliorando l’efficienza, riducendo i costi e aumentando la soddisfazione del personale e dei clienti. Diversamente da altre tipologie di automazione, le soluzioni BPA sono in genere complesse, connesse a più sistemi IT aziendali e realizzate su misura per le esigenze specifiche di un'organizzazione.
Perché automatizzare i processi aziendali?
Una corretta soluzione di automazione dei processi aziendali può portare numerosi vantaggi, quali:
- Migliore produttività
- Maggiore trasparenza dei processi
- Monitoraggio efficace in tempo reale
- Tempi di aggiustamento più efficienti
- Riduzione dei costi associati alle attività manuali
- Migliore utilizzo delle risorse del personale
Ambiti di applicazione
- Ordini di acquisto: L'automazione contribuisce a eliminare gli errori nelle richieste di ordini e semplifica il processo di autorizzazione per ottenere approvazioni più rapide e risultati più affidabili;
- Onboarding del personale: L'automazione consente alle persone coinvolte di passare rapidamente da un'attività all'altra, garantendo che tutti abbiano accesso alle informazioni giuste e possano controllare lo stato del processo di onboarding.
- Provisioning dell'account utente: L'automazione dei processi di provisioning degli account assicura i privilegi corretti alle persone giuste dello staff, mantenendo sempre aggiornati coloro che devono esserlo.
- Generazione e distribuzione dei report: Le soluzioni di creazione di report automatizzate interagiscono con gli strumenti di monitoraggio e analisi per compilare e fornire automaticamente report essenziali. Ciò non solo consente al personale di dedicarsi ad altre attività, ma riduce anche i tempi di creazione dei report e gli errori umani.
- Gestione dei fogli di calcolo: L'automazione consente di gestire i lunghi processi di formattazione, copia e incolla e molto altro ancora, in modo che i fogli di calcolo siano accurati e pronti al momento del bisogno.
- Monitoraggio del registro eventi: L'automazione può avvisare le parti interessate quando si verificano problemi ed eventualmente essere utilizzata per risolvere automaticamente determinati problemi o errori.
Queste sono solo alcune delle possibilità che l'automazione dei processi aziendali offre alle organizzazioni.
Best practice per l’automazione dei processi aziendali
L'automazione dei processi aziendali non deve essere implementata da zero. Per ottenere il massimo dalla propria soluzione di automazione dei processi, è necessario adottare un approccio accurato e preciso.
- Prima di iniziare a implementare l'automazione, è necessario esaminare in dettaglio i processi che si stanno prendendo in considerazione;
- Definire chiaramente i tuoi obiettivi per i processi automatizzati;
- Misurare i risultati tenendo presente che a volte i vantaggi dell'automazione dei processi aziendali richiedono del tempo per esplicitarsi;
- Non partire da zero: gli strumenti pronti all'uso possono aiutarti a ottenere il massimo dall'automazione dei processi aziendali;
- Insegnare al tuo personale a ottenere il massimo dalla soluzione di automazione dei processi.
La digitalizzazione sta cambiando la natura del lavoro, della forza lavoro e, nel processo, di intere organizzazioni. Aggiungendo l'automazione come elemento chiave di questa trasformazione, le aziende possono ottenere benefici significativi in termini di velocità, precisione e convenienza delle operazioni aziendali.
Essa contribuisce a ottimizzare il rapporto tra dipendenti e ricavi con una piattaforma integrata che comprende e amplia le competenze dei dipendenti, che possono lavorare in modo più efficace e contribuire a creare un'azienda più competitiva.
Esistono molti programmi creati appositamente per supportare le aziende in questo percorso, perché non sfruttarli anche a tuo vantaggio?
Cosa possono fare i consulenti di Real Time per la tua azienda?
Il nostro ambito di assistenza concerne sia i software gestionali e di business intelligence come SAP Business One e Qlik Sense sia gli stessi processi aziendali presieduti dai sistemi gestionali da noi implementati.
Tanto più riusciremo a rendere autonome le aziende che si rivolgono a noi, tanto più saremo soddisfatti del lavoro che abbiamo fatto.
Il nostro approccio alla consulenza è analitico e conservativo, volto dapprima a valutare lo status quo, per poi proporre azioni, processi e soluzioni che sappiano integrarsi con efficacia anche in contesti già avviati e che sappiano portare vera efficienza nei processi in gioco e generare un sensibile incremento del valore aggiunto prodotto dall’azienda.